מדיניות פרטיות

1. כללי

מדיניות פרטיות זו מתארת כיצד קל-דין אוספת, משתמשת, שומרת ומגנה על מידע הנמסר במסגרת השימוש באתר, באפליקציה ובשירותים הנלווים של המערכת.

השימוש בשירות מהווה אישור לכך שקראת את מדיניות הפרטיות והבנת את האופן שבו המידע האישי והמקצועי שלך עשוי להיות מטופל במסגרת הפעלת השירות.

2. איזה מידע אנו עשויים לאסוף

בעת יצירת חשבון או שימוש במערכת, אנו עשויים לאסוף פרטי זיהוי ויצירת קשר כגון שם מלא, כתובת דוא"ל, שם משתמש, פרטי משרד, מספרי טלפון ונתוני התחברות.

במסגרת השימוש בפיצ'רי המוצר, ייתכן שיישמרו במערכת גם תכנים ונתונים מקצועיים כגון פרטי תיקים, לקוחות, אנשי קשר, דיונים, משימות, מסמכים, חיובים, תשלומים, הערות, יומני פעילות והעדפות מערכת.

אם תחבר חשבון Google, Google Drive, OneDrive, Dropbox, יומן חיצוני או שירות צד ג', המערכת עשויה לקבל מידע וטוקנים הנדרשים לצורך ההתחברות, הסנכרון והביצוע התקין של הפעולות שביקשת.

3. מטרות השימוש במידע

המידע נאסף ומשמש לצורך הפעלת החשבון, מתן גישה מאובטחת למערכת, ניהול תיקים, סנכרון מסמכים ויומנים, שליחת הודעות מערכת, שחזור סיסמה, שיפור השירות, תמיכה טכנית, מניעת הונאה ואבטחת מידע.

כאשר מופעלות יכולות בינה מלאכותית, המידע הנשלח אליהן ישמש לביצוע הפעולה שביקש המשתמש בלבד, כגון יצירת טיוטה, סיכום או ניתוח תוכן.

4. שיתוף מידע עם צדדים שלישיים

איננו מוכרים מידע אישי לצדדים שלישיים. מידע עשוי להיות מועבר לספקי שירות הפועלים מטעמנו ורק במידה הנדרשת לצורך אספקת השירות, אחסון, אבטחה, אימות משתמשים, שליחת דוא"ל, עיבוד מסמכים, אינטגרציות ענן או תפעול יכולות AI.

מידע עשוי להימסר גם אם קיימת חובה חוקית לעשות כן, לצורך אכיפת זכויותינו, מניעת תרמית, טיפול באירועי אבטחה, או במסגרת שינוי מבני בעסק כגון מיזוג או מכירת פעילות.

5. תוסף קל-דין ל-Microsoft Office

תוסף קל-דין ל-Microsoft Office פועל ב-Word, ב-Excel וב-PowerPoint ומאפשר למשתמש לשמור מסמכים בתיק, לפתוח מסמכים מהתיק, ליצור מסמך מתבנית ולבצע פעולות נוספות שהמשתמש בוחר במפורש.

לצורך ביצוע הפעולה שביקש המשתמש, התוסף עשוי לגשת לקובץ הפתוח, לשם הקובץ, לתוכן המסמך או לבחירה הנוכחית בו. התוסף אינו סורק מסמכים אחרים, אינו פועל ברקע על קבצים שהמשתמש לא פתח ואינו ניגש לתוכן ללא פעולה יזומה של המשתמש.

המידע הנדרש לפעולה מועבר בהצפנת HTTPS בין Microsoft Office לשירותי קל-דין. מסמך שהמשתמש בוחר לשמור נשמר בסביבת העבודה ובתיק שנבחר בקל-דין, בהתאם להרשאות המשתמש ולמדיניות השמירה והמחיקה המפורטת במסמך זה.

קל-דין אינה מוכרת מידע שמתקבל מתוסף Office, אינה משתמשת בו לפרסום ממוקד ואינה משתמשת בתוכן המסמכים לאימון מודל AI כללי. ניתן להתנתק מהחשבון מתוך התוסף או להסיר את התוסף דרך Microsoft Office בכל עת.

6. הרשאות Google ושירותי ענן

כאשר המשתמש מחבר חשבון Google או מפעיל את תוסף Gmail של קל-דין, אנו עשויים לגשת לפרטי החשבון הבסיסיים שהמשתמש אישר (שם, כתובת דוא"ל ותמונת פרופיל), ולמידע Google הדרוש לפעולה שביקש בלבד.

בתוסף Gmail, מידע זה עשוי לכלול את ההודעה או שרשור ההודעות הפתוחים בזמן שהתוסף פועל, כותרות ההודעות (שולח, נמענים, נושא ותאריך/שעה), גוף ההודעות וקבצים מצורפים. המידע משמש להצגת הצעת התיוק, יצירת PDF של ההתכתבות ושמירת הקבצים המצורפים בתיק שנבחר. התוסף אינו סורק את תיבת הדואר ברקע ואינו קורא הודעות שהמשתמש לא פתח במסגרת הפעלת התוסף.

כאשר המשתמש מחבר בנפרד את Gmail מתוך קל-דין, המערכת שולחת הודעות רק בעקבות פעולה מפורשת של המשתמש ואינה קוראת או משנה את תיבת הדואר. כאשר המשתמש מחבר Google Calendar, המערכת ניגשת לפרטי אירועים לצורך סנכרון אירועים שהמשתמש ביקש. כאשר המשתמש מחבר Google Drive, המערכת ניגשת לקבצים ולתיקיות שהמשתמש בחר או שקל-דין יצרה לצורך אחסון וניהול מסמכי התיקים.

איננו משתמשים בהרשאות Google לצורך פרסום, פרסום ממוקד, בניית פרופיל שיווקי, מכירת מידע, בדיקת אשראי או כל שימוש שאינו נדרש למתן הפונקציונליות שהמשתמש בחר להפעיל.

Google API Services User Data Policy

7. שימוש, עיבוד ושיתוף של נתוני Google

נתוני Google גולמיים משמשים רק לביצוע הפעולה שביקש המשתמש, לאימות זהותו, להצגת מידע רלוונטי בממשק, לסנכרון, תיוק או שליחת הודעה, ליצירת מסמך, לתמיכה טכנית שהמשתמש ביקש, ולאבטחה ומניעת שימוש לרעה.

קל-דין אינה יוצרת או משתמשת במאגר מצטבר או אנונימי של תוכן Gmail, קבצי Drive או אירועי Calendar לצורכי פרסום, מכירה, מחקר שוק או אימון מודלים. מידע תפעולי מצומצם, כגון זמני פעולה, מצב הצלחה או כשל ומזהים טכניים, עשוי לשמש לאבטחה, ניטור תקלות ושיפור אמינות הפיצ'ר, ללא שימוש בתוכן Google למטרות אלה מעבר לנדרש לאבחון אירוע שהמשתמש דיווח עליו.

נתוני Google אינם נמכרים ואינם מועברים למפרסמים, מתווכי מידע או מלווים. הם עשויים להיות מעובדים רק על ידי ספקי תשתית, אחסון, אבטחה, עיבוד מסמכים או AI הפועלים עבור קל-דין, ורק במידה הדרושה למתן הפעולה שהמשתמש ביקש, תחת התחייבויות סודיות, אבטחה ושימוש מוגבל. מידע עשוי להימסר גם כאשר קיימת חובה חוקית לעשות כן.

8. מדיניות Google Limited Use ובינה מלאכותית

השימוש של קל-דין במידע המתקבל מ-Google APIs והעברתו לכל אפליקציה אחרת יצייתו ל-Google API Services User Data Policy, לרבות דרישות Limited Use.

The use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

קל-דין אינה משתמשת בנתוני משתמש גולמיים, נגזרים, מצטברים או אנונימיים שהתקבלו מ-Google Workspace APIs כדי לפתח, לשפר או לאמן מודל AI/ML כללי. נתונים כאלה אינם מועברים לשירות AI צד שלישי המתיר שימוש בהם לאימון המודלים שלו. כאשר משתמש מפעיל במפורש יכולת AI על תוכן שבחר, התוכן מעובד רק כדי להפיק את התוצאה המבוקשת עבור אותו משתמש ובהתאם להגבלות השימוש של Google.

כאשר משתמש מפעיל במפורש יכולת AI על תוכן שבחר, קל-דין עשויה להעביר ל-OpenAI API Platform רק את התוכן הנדרש לביצוע הפעולה. קל-דין אינה משתפת נתוני API לצורכי אימון או שיפור מודלים. לפי מדיניות OpenAI ל-API, קלט ופלט אינם משמשים לאימון מודלים אלא אם הלקוח בוחר במפורש לשתף אותם; בקשות API עשויות להישמר ביומני ניטור שימוש לרעה למשך עד 30 ימים כברירת מחדל. קל-דין אינה משתמשת ביכולות אחסון מתמשך של OpenAI לצורך פעולות אלה, ובבקשות Responses API היא מבטלת במפורש שמירת תגובה.

Google Cloud Vision API עשוי לשמש לפענוח OCR של תמונה או עמודי מסמך רק כאשר יכולת זו מופעלת. הבקשות המקוונות שבהן משתמשת קל-דין מעובדות בזיכרון ואינן נשמרות בדיסק על ידי Vision API; Google מצהירה כי תוכן כזה אינו משמש לאימון או לשיפור מודלי Cloud Vision.

When a user explicitly invokes an AI feature on selected content, Kal-Din may send only the content needed for that action to the OpenAI API Platform. Kal-Din does not opt in to sharing API data for model training or improvement. OpenAI states that API inputs and outputs are not used for training unless the customer explicitly opts in, and that default abuse-monitoring logs may be retained for up to 30 days. Kal-Din does not use OpenAI persistent-storage features for these actions and explicitly disables response storage in its Responses API requests. Google Cloud Vision API may be used solely for OCR when enabled; Kal-Din uses its synchronous operation, which Google states is processed in memory and not persisted to disk, and Google states that submitted content is not used to train or improve Cloud Vision.

9. שמירת נתוני Google ומחיקתם

טוקני OAuth מוצפנים במנוחה ונשמרים כל עוד האינטגרציה מחוברת ונדרשת להפעלתה. ניתוק Gmail מתוך קל-דין מבטל את הרשאת Google ומוחק מקל-דין את טוקני הגישה והרענון המקומיים. ניתן גם להסיר את גישת קל-דין בכל עת דרך הגדרות האבטחה של חשבון Google.

תוכן הודעות וקבצים מצורפים שנבחרו לתיוק נשמרים כ-PDF וכקבצים בתיק ובמיקום האחסון שבחר המשתמש, ומהווים חלק מרשומת התיק עד שהמשתמש או מנהל המשרד מוחקים אותם או מבקשים את מחיקתם, בכפוף לחובות שמירה חוקיות. קל-דין עשויה לשמור מזהי הודעות, נתוני תיוק ומידע תפעולי הנדרש למניעת כפילויות, להצגת מצב התיוק ולאבטחה כל עוד החשבון פעיל.

בקשת מחיקת חשבון או סביבת עבודה ניתנת להגשה ל-office@kaldin.co.il. לאחר אימות הבקשה, קל-דין מוחקת לצמיתות את נתוני סביבת העבודה שבשליטתה, לרבות טוקנים, רשומות אינטגרציה ומטא-דאטה מקושר, למעט מידע שיש חובה חוקית לשמור. קבצים שנשמרו בחשבון Google Drive שבשליטת המשתמש נשארים בשליטת המשתמש ויש למחוק אותם ב-Google Drive לפי הצורך.

10. שימוש ב-Dropbox, שמירת מידע והתנתקות

כאשר המשתמש מחבר חשבון Dropbox, קל-דין מקבלת את פרטי החשבון הבסיסיים שאושרו, כגון כתובת דוא"ל, מזהה חשבון וסוג החשבון, וכן הרשאת Full Dropbox הנדרשת כדי לקשר תיקיות קיימות בכל מקום בחשבון ולנהל בהן את מסמכי התיקים לפי בחירת המשתמש.

קל-דין משתמשת בהרשאות Dropbox רק כדי להציג ולחפש תיקיות וקבצים, לקשר תיקיות קיימות לתיקים, ליצור תיקיות ומסמכים, ולהעלות, להוריד, להציג, לערוך, לשנות שם, להעביר, להעתיק, לשתף או למחוק קבצים כאשר המשתמש מבקש פעולה כזו. קל-דין אינה מוכרת נתוני Dropbox, אינה משתמשת בהם לפרסום או לבניית פרופיל שיווקי ואינה משתמשת בתוכן Dropbox לאימון מודל AI כללי.

טוקני הגישה והרענון של Dropbox מוצפנים במנוחה ונשמרים כל עוד החיבור פעיל ונדרש להפעלת האינטגרציה. ניתוק Dropbox מתוך קל-דין מוחק את הטוקנים השמורים בקל-דין, אך אינו מוחק קבצים, תיקיות או היסטוריית מסמכים שנשארו בחשבון Dropbox שבשליטת המשתמש. ניתן גם לבטל את הרשאת קל-דין דרך הגדרות האפליקציות המחוברות בחשבון Dropbox.

Dropbox data is accessed only to provide the file-management actions explicitly requested by the user. Kaldin does not sell Dropbox data, use it for advertising or marketing profiles, or use Dropbox content to train general-purpose AI models. OAuth tokens are encrypted at rest and removed from Kaldin when the integration is disconnected; files already stored in the user's Dropbox remain under the user's control.

11. שמירת מידע ואבטחתו

אנו נוקטים אמצעים סבירים ומקובלים להגנה על המידע, לרבות הצפנה בתעבורה, הצפנת טוקני OAuth במנוחה, בקרות גישה לפי משתמש וסביבת עבודה, מנגנוני הזדהות, הגבלת הרשאות, ניהול סשנים, ניטור ואמצעי אבטחה תפעוליים וטכנולוגיים.

לצד זאת, אין באפשרותנו להבטיח חסינות מוחלטת מפני חדירה, תקלה או גישה בלתי מורשית, והמשתמש מסכים כי אבטחה מלאה אינה אפשרית בכל מערכת מקוונת.

12. שמירת נתונים למשך זמן

המידע יישמר כל עוד החשבון פעיל או כל עוד הוא דרוש באופן סביר להפעלת השירות, לעמידה בהתחייבויות משפטיות, לצורך גיבוי, פתרון מחלוקות, אכיפת הסכמים ושמירה על רציפות תפעולית.

13. זכויות משתמשים

באפשרותך לפנות אלינו לצורך בירור, תיקון או בקשה למחיקה של מידע אישי, בכפוף לדין החל, לזיהוי מתאים, ולצרכים תפעוליים ומשפטיים המחייבים אותנו לשמור חלק מן המידע.

14. קטינים

השירות אינו מיועד לקטינים מתחת לגיל 18, אלא אם השימוש נעשה כדין ובפיקוח הגורם המוסמך לכך. איננו מתכוונים לאסוף ביודעין מידע אישי מקטינים ללא הרשאה מתאימה.

15. שינויים במדיניות

אנו רשאים לעדכן מדיניות פרטיות זו מעת לעת. תאריך העדכון האחרון יופיע בראש העמוד, והמשך השימוש בשירות לאחר העדכון יהווה הסכמה לנוסח המעודכן.

16. יצירת קשר

לשאלות, בקשות או פניות בנושא פרטיות ניתן לפנות אלינו בדוא"ל: office@kaldin.co.il.